コラム

初めてのオフィス移転は分からないことだらけ!“いつまでに何をすればいいの?”“何を準備すればいいの?”と、右も左もわからない!

 

初めてのオフィス移転は分からないことだらけ! “いつまでに何をすればいいの?”“何を準備すればいいの?”と、右も左もわからない!なんて人も多いと思います。

オフィス移転は、企業価値を高めるためにとても重要な役割を担っています。
滞りなく進めるためにオフィス移転を進めるための基本的なポイントを紹介していきます。

 

  • 現オフィスの調整と移転先オフィスの決定
  1. 現オフィスの解約予告期間を確認する
    オフィスビルは6カ月に解約通知を出さなければ解約できないパターンが多くなっています。まずは現在のオフィスの解約予告期間などの取り決めをしっかり確認してから、原状回復の確認と予算の算定を行いましょう。
  2. 物件の情報収集をする
    物件を選定される際は、ホームページ上で物件情報などを確認して、移転先を決定する際の基本的な知識を増やしましょう。ある程度調べることができたら、具体的な物件の相談をして下見にいきます。
    相談する際は、こちら側の条件(広さ、交通機関、採光、ビルのグレード等)をしっかり伝える事がポイントです。譲れない点や妥協出来る点もある程度考えておくと、話がスムーズに進みます。
  3. 移転先の選定をする
    物件の下見を一通り終えたら、まずはその物件のメリット、デメリットの抽出作業をしていきましょう。「あの物件は日当たりが良かったけど、交通の便が悪い」など、気になる点を箇条書きでどんどん出していきます。
    その中で、“最優先にするべきところは何か?”“最低基準は何か?”ということをより明確にして、物件を決める判断材料にしましょう。

 

 

オフィス移転までの準備

移転先が決まったら、いよいよ移転準備を開始します。

  1. レイアウトを考える
    オフィスレイアウトを作る際は、現在のオフィスで改善したい点を抽出して、効率的で働きやすい環境を生むためには、どういうレイアウトにすればいいのか?新たな家具、パーテーションなどの購入も検討しながら、レイアウトの作成を進めていきましょう。
    特に、導線(オフィス内の人の動き)を意識してレイアウトを組むことで、業務効率の大幅な改善が可能です。 レイアウトを作成する際は、法律の制限などがある為、設計担当者と協力し作り上げていく事をおススメします。
  2. 電気、通信の変更について
    移転に伴い、電話番号、インターネット接続業者の変更、電気配線の工事などの手配が必要となってきます。 電話番号を変更する際には、取引先への連絡や、印刷物の記載事項の変更など、様々な業務が発生しますので、変更の有無は早めに確認しましょう。
    インターネットの接続は、業者を変更するしないに関わらず、工事に1カ月くらい要する場合がありますので、早めに対応することを心掛けましょう。 電気の配線は、オフィスレイアウトによっては工事が必要になる場合がありますので、移転が決まったら移転担当者に確認を取りましょう。
  3. 引っ越し業者の選定
    引っ越し業者を選ぶ際は、価格よりも、スムーズに引っ越し出来る業者かどうかを選定する事が一番賢い方法です。
    費用のみで比較する事が多いですが、新規で購入した家具の搬入や、システム構築のスケジュールなどを考慮した引越しが必要の為、移転のスケジュールを把握している引越し業者を選定しましょう。

オフィス移転のスケジュール例

移転6カ月前とした場合のスケジュール例です。移転の状況にあわせて参考にしてください。

■移転6カ月前
・現オフィスの解約予約、原状回復条件の確認
・物件調査、移転先オフィスの選定

■移転5カ月前
・現オフィスの原状回復工事の見積り
・移転ガイドライン立案
・物件の内覧と選定

■移転4カ月前
・移転スケジュールの確定
・物件契約
・レイアウト基本設定
・原状回復打ち合わせ

■移転3カ月前
・各種工事発注
・レイアウト決定
・内装・設備工事発注
・引越し什器決定
・廃棄対象什器決定

■移転2カ月前
・電話回線の移転手配
・電話機・コピー機の移設手配
・電話新番号決定
・LAN配線図決定
・引越しマニュアル作成
・移転挨拶状の作成
・社内印刷物の作成
・工事作業届け
・原状回復工事発注

■移転1カ月前
・物件引渡し
・内装工事着手
・什器の搬入
・電源・LAN・空調工事
・リース会社に連絡
・移転スケジュールの説明
・社員証明書の再発行
・通勤定期の買い替え
・取引先への連絡
・関係官庁へ提出

■移転後
・旧オフィスの原状回復工事
・旧オフィスの明け渡し
・移転に伴う廃棄物の処理

 

 

▲半年間はあっという間!余裕のあるスケジュールを組みましょう。

このようにオフィス移転を進めるには、かなりの時間、人員を必要とします。 社内の状況的に、移転業務を行なうことが難しいということであれば、移転をワンストップで担当出来る企業に依頼される事をおススメします。

 

 

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