目次

1.WEB会議、気になる周囲からの視線と会話漏れ

　新型コロナウィルス感染防止の観点から、WEB画面を通じたコミュニケーションが定着しました。対面せずとも、遠隔地からインターネットを利用して繋がるWEB会議やオンライン商談が一般的となり、これにより商談先までの「移動」に費やしていた時間が大幅に削減されることに気づかされました。現在では、この手法は完全に定着しています。

しかし、WEB会議が増えると、新たな問題が発生します。それは、会議を行う場所と、画面越しの相手との対話に影響する音の問題です。

例えば、「会議室は予約でいっぱい。」「デスクで会議を行うと隣の声が入ってしまい、集中できない。」「もう少し聞き取りやすく、相手にも聞こえやすくしたい。」などの課題が挙げられます。

より快適で効率的なオフィス環境を求めるご相談の声は、間仕切.jpにもまだまだ寄せられております。

2.リモートでのWEB商談に、まだ不安ありますか？

　リモート【remote】とは、「離れた、遠隔の、隔たりのある、かけ離れた」などの意味を持つ英語です。

コロナ禍で増えたテレワークの増加に伴い、顧客との打ち合わせ方法にも非接触型の方法を考慮する必要が生じました。感染予防対策として始まったオンライン商談は、今では効率的な商談手法として定着しています。

WEBやオンライン商談に馴染みがない方に改めて説明しますと、WEBやオンライン商談とは、パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスを使用してインターネットを通じて行う「遠隔コミュニケーション」のことを指します。相手の顔を見ながらコミュニケーションを取る方法です。

ZOOM（ズーム）、Google Meets（グーグルミーツ）、Skype（スカイプ）などのWEBサービスツールを使用して会議を行う方法であり、昔の「テレビ会議」と同じモニター越しの相手とコミュニケーションをとるスタイルです。

オンライン商談は感染予防対策になるだけでなく、インターネット環境とパソコン等のデバイスがあれば、いつでもどこでも打ち合わせや商談を行えるのが特徴です。ITの発達により手軽にできるようになった現在、あるアンケートによれば、9割以上のワーカーがオンライン営業の機会が増えたと回答しています。

企業活動において、オンライン会議は今やスタンダードになっています。合理的な理由から、直接会わなくても済むような案件に関しては、まずオンライン会議や商談を選択することが一般的です。きっかけはネガティブな背景でしたが、これをポジティブに捉え直すことで、新たな事業機会の向上に繋がる可能性が生まれました。

3.相手に迷惑をかけないオンライン商談のために大事なこと

　利便性の高いオンライン商談ですが、最初に、直接客先に出向く「訪問営業」との違いを知る必要があります。

訪問スタイルでは、同じ空間で顔と顔を合わせることができるため、名刺交換や自然な挨拶から始めることができます。

一方、オンライン商談は、気軽に顧客と商談を行えるものの、パソコンの画面を通して顔を合わせることになるため、「特有」のスタイルや事前準備が必要です。また、留意すべき点もいくつかあります。

例えば、相手に対して自分の顔をはっきりと映し出すこと、意思疎通をしっかりと確認し合うことがまず重要となり、商談の冒頭で互いに「音声と画像は大丈夫ですか？」と行うことが第１歩となります。

それを踏まえてからの、「名刺交換」にあたる自己紹介挨拶の手順を踏むべきです。

話を聞く際の表情にも注意を払い、奥ゆかしい日本人には馴染みの薄い「ジェスチャー」や「相槌」を用いて意識的に距離を近づける姿勢が求められます。

こうした配慮により、オンライン商談でも効果的なコミュニケーションを図ることができます。

4.「上長が部下を連れての同伴訪問」と同じ要領で

　オンライン商談を成功させるためには、いくつかのポイントを抑える必要がありますが、基本は訪問スタイルと同様に、WEB商談でも相手に顔をしっかりと見せることです。

不快な環境音を抑えて、こちらの音声がちゃんと相手に聞こえるようにすることも重要です。さらに、物理的に会うのではなく遠隔の画面上でのコミュニケーションとなるため、すべてが伝わるとは思わず、必要な資料をあらかじめお渡しし、かつ画面表示できる準備をしておくこと、そしてその操作方法を熟知しておくことが必要です。また、商談時間を忘れないようにリマインドメールを事前に送っておくこともコツになります。その他にも以下のようなポイントが考えられます。

ポイント① 事前にPCのカメラアングルと音声を確認しておきましょう。ヘッドセットもテストしておくと良いでしょう。

ポイント② 共有情報にズレが生じないよう、事前に資料を提供しておきましょう。

ポイント③ 商談予定日の前にリマインドメールを送り、予定日時の認識に誤りがないか確認しましょう。

ポイント④ 商談時間は30～60分を目安にし、集中力とテンションに気を配りましょう。

ポイント⑤ 画面越しの相手の反応を伺いながら、双方向のコミュニケーションが成り立つように進めましょう。

ポイント⑥ 簡単に録音・録画ができるので、振り返りや非参加者と共有できるのもWEB商談の強みです。

おまけ：PC操作が苦手な方は、詳しい人に付き添ってもらい、まずは1回試してみましょう。

「ITは苦手、WEB商談もなんか不安・・・」

オンライン商談を実行するにあたっての躊躇の一つに、苦手なスタッフはリモートを行う際のPC操作に対するアレルギーがあります。

しかしそこは、これまでもいまでもよくある体制として、商談経験の浅いスタッフを上長が連れて行く訪問営業のように、最初はWEB商談に慣れているスタッフをサポートに付け、組織的に習熟度を上げていくことをおすすめします。

意外にも、この素朴な対応ができていない企業が多く、とくに中小企業では「IT難民」「情報難民」となる従業員が増えている感があります。

次に商談成功に向けて、それを行う「場所」の疑問があがります。

WEB商談においても、プレゼンテーションや資料を共有しての質疑応答など、こちらからエスコートできるようになることが必須です。画面越しでも『安定して映像が見え、小声でも十分に会話が成り立つ』ようにデジタル環境を整えなければなりません。

しかしながら、自社にWEB専用スペースが十分にない場合は、どのようにされていますか？

5.パッと開いて置くだけ、デスクトップ型の吸音パーティション

　『会議や商談用スペースに移動せず、自分のデスク上で周囲を気にせず、迷惑をかけずにオンライン商談がしたい』とお考えの方に最適なのが、デスクトップ型の吸音パーティションです。

このパーテーションは、デスクやテーブルの上に置くだけで簡単に「即席リモート商談ブース」を作り上げることができます。

フェルト素材を使用しており、吸音性に優れているため、周囲の声や音を遮音し、集中しやすい環境を作り出します。設置することで周囲からの視線も遮ることができるため、プライバシーにも配慮され、安心感が得られます。

また、使用しないときは折り畳んで平らな状態にして保管できるため、デスク脇にコンパクトに収納できます。共用ツールとしても適していますが、コロナ禍においては個人専用として運用するのが望ましいでしょう。

ヘッドセットを使用することで、相手の声をしっかりと聞き取り、周囲に漏れるのを防ぐことができます。周囲の声は吸音パーテーションである程度遮音され、デスク上のパーテーション内の小さなスペースは空気の流れが安定するため、反響音を抑え、小声でも相手に伝わりやすくなります。

商談が終わったら、パーテーションを折りたたんで収納すれば邪魔になりません。1人1式あるとオフィス内のどこでも使用でき、ちょっとした卓上が即席のオンライン商談ブースになります。周囲の従業員からも「オンライン商談中かな」とわかりやすいサインになります。

6.空間音の問題を解決する、SOUND CUSHION（サウンドクッション）

　間仕切.jpのSOUND CUSHIONシリーズの吸音硬質フェルト卓上パーテーションは、100%ポリエステル製の繊維を高圧縮加工により高密度の板状に成形したもので、軽量で持ち運びも簡単です。

お手入れも簡単で、除菌スプレーをシュッとするだけで拭き取り不要です。オフィスのデスクや自宅のダイニングテーブルが即席のパーソナルスペースに早変わりします。反響音を抑え、WEB会議に最適で、吸音だけでなく視線も遮断することで、仕事に集中できるパーソナルスペースが作れます。

状況に応じて設置したり畳んだりして使い回せます。軽量なので、必要に応じて持ち運びもできるのが嬉しいポイントです。

常設タイプとして、ストレートタイプのパネルを専用の脚で支えるタイプもあります。

是非、お問い合わせください。

https://www.partition-lab.jp/products/sound-cushion

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