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　オフィス移転は、企業にとって大きな変化をもたらす重要なアクションです。

移転計画を立て、オフィスのデザインや配置を検討し、作業スペースの効率を最大化することで、生産性を高めることができます。このプロセスには多くの注意が必要であり、失敗するリスクもあります。

設計やゾーニングの段階では、従業員のニーズや業務フローを考慮し、コミュニケーションや協力を促進する環境を構築することが重要です。また、移転計画の実行には、予算管理、スケジュールの遵守、従業員の意見を取り入れることなど、様々な要素を考慮する必要があります。

成功するためには、計画段階から慎重に準備し、リスクを最小限に抑えることが重要です。

1.オフィスの移転でよくある失敗例

　オフィス移転のよくある失敗例として、

1.予算以上の高額な移転費用の発生

2.周辺環境調査の不備

3.なぜ移転するのか？の明確な移転理由の欠如

4.スケジュール管理の誤り

5.デザイン重視で機能性の欠如

6.社員への事前の移転の説明不足

7.ITインフラの不備

2.大企業のオフィスの移転で、よくある3つの失敗例

以下は、大企業のオフィス移転においてよくある失敗例の一例です。

  1. スケジュール管理の誤り：移転計画の立案や進捗管理を怠ると、移転までに必要な作業が時間通りに完了しない可能性があります。予定通りに進まなかった場合、追加費用がかかるだけでなく、従業員の不安や業務の混乱なども引き起こす可能性があります。移転に関わる全ての作業を逐一確認し、スケジュールを調整し、問題が発生した場合には迅速かつ適切に対処することが重要です。また、予期せぬリスクに備えるためのバッファを設けることも忘れずに行いましょう。
  2. 社員への事前の移転の説明不足：オフィスの移転には、社員や関係者へのコミュニケーションが欠かせません。移転の背景や目的、移転に伴う業務の変更点などを事前に十分に説明しなければ、社員のモチベーション低下や業務の停滞などが起こる可能性があります。社員や関係者に対しては、移転の理由や目的、移転先の環境や設備の改善点、業務における変更点などを透明かつ詳細に伝えることが重要です。また、移転に関する疑問や不安を受け止め、適切に対応することも必要です。
  3. ITインフラの不備：オフィスの移転に伴い、情報システムやコンピューター、通信などのインフラ設備を移転する必要もあります。しかし、移転前の設備やシステムとの互換性を確認せずに移転を行うと、システムの停止やデータの紛失などが発生する可能性があります。適切なテストやバックアップの準備を行い、移転後も適切なサポートを提供することが必要です。

3.中小企業のオフィスの移転で、よくある3つの失敗例

中小企業の場合は、無理な予算計画で、なんでも内装やレイアウトを自分たちで行う想定で、専門の知識不足や手間の見込み違い、それによる重複や想定外のコスト発生によりうまくいかないケースが起こりがちです。

  1. 専門知識の軽視：オフィスの内装やレイアウトを自分たちで行う場合、内装工事やオフィスデザインに関する専門知識が必要です。専門知識が不足している場合、安全性や機能性、美観性などに問題が生じる可能性があります。特に、安全面においては、自己流で行った場合、火災や地震などの災害発生時に大きなリスクを抱えることになるため、注意が必要です。内装工事やオフィスデザインには、建築基準法や消防法などの法令や規制に準拠することが求められます。また、機能性や使いやすさ、快適性などを考慮した設計やレイアウトが重要です。さらに、美観性やブランディングの観点からも、専門家のアドバイスやデザインに基づいたアプローチが必要です。専門家に相談することで、安全性や機能性、美観性などを確保しつつ、効果的なオフィスの内装やレイアウトを実現することができます。専門家は、適切な計画や設計を行い、建設工事の監督や管理を行うことで、安全で快適なオフィス環境を提供します。
  2. 時間と手間による通常業務への棄損：内装やレイアウトを自分たちで行う場合、専門的な知識が不足しているため、多くの時間と労力を費やすことになります。特に、オフィスの移転という大きなプロジェクトにおいて、社員の業務やタスクがストップすることは避けるべきです。専門業者に依頼することで、スピーディにオフィスの移転を完了させることができます。専門業者は、経験豊富なプロフェッショナルが様々な面で効率的かつ迅速な対応を行います。彼らは適切な計画やデザインを立案し、適切な設備や機器を選定し、確実に作業を進めることができます。また、専門業者に依頼することで、移転作業中に発生する様々な問題に対処するための経験と知識を利用することができます。彼らは潜在的なリスクを事前に予測し、効果的な対策を講じることができます。これにより、移転作業のスムーズな進行が確保され、社員の業務やタスクが最小限に影響を受けることができます。
  3. コスト削減の見込み違い：自社で内装やレイアウトを行うことによって、資材の選択や人件費の削減など、コスト削減ができると考えがちです。しかし、結果的には、作業の失敗や見直しによって、かえってコストがかさむこともあります。特に、専門的な知識や経験が不足している場合、誤った資材の選択や施工方法の誤りなどが起きる可能性があります。これにより、修正や再工事が必要となり、追加のコストが発生することがあります。一方、専門業者に依頼することで、設計や施工において最適なコスト削減策を提案してもらえるため、結果的にはコスト削減にもつながる場合があります。専門業者は経験豊富なプロフェッショナルであり、効率的な作業や適切な資材の選定などを行うことで、ムダを削減しコストを最小限に抑えることができます。また、専門業者は作業の品質や効率性を向上させるための最新の技術やノウハウを持っており、それらを活用することで、より効果的なコスト削減が可能となります。そのため、内装やレイアウトの作業を自分たちで行うか、専門業者に依頼するかを検討する際には、コスト削減だけでなく、作業の品質やスケジュール、リスクなどを総合的に考慮することが重要です。

4.まず「オフィス移転の目的」を明確にする

移転の目的を明確にすることは、移転先を選定する上での重要な指針となります。

移転する理由や目的を明確にすることで、移転先の条件や要件をより具体的に把握することができます。たとえば、アクセスのよい場所に移転する目的がある場合、具体的な立地条件や交通アクセスに関する要件を明確にすることが重要です。同様に、広いオフィススペースを求める場合は、必要な広さや将来の拡張可能性を考慮する必要があります。

また、移転先の周辺環境や企業イメージを改善する目的がある場合にも、具体的な要件や条件を明確にすることが重要です。周辺環境や施設の整備状況、企業のイメージに合致する条件などを考慮し、移転先を選定することが求められます。

移転目的を明確にすることで、仲介会社や不動産業者に対しても、適切な物件や条件を提示することが可能となります。移転先の選定プロセスにおいて、移転目的を明確にすることで、効率的かつ適切な移転先の選定が行えるでしょう。

5.オフィス引越しで、専門業者への依頼が必要な項目

オフィスの引っ越しには、多くの作業が必要であり、業者や専門業者の手配が必要な場合があります。

  1. 内装のレイアウト ：オフィスの移転に伴うレイアウト決定は重要なプロセスです。専門業者に相談することで、効果的なレイアウトを構築することができます。オフィスの専門家は、スペースの最適な活用方法や効率的な配置を提案し、作業効率や従業員の快適性を向上させるためのアドバイスを提供します。また、業者は設計や施工の段階で経験豊富なプロフェッショナルを提供し、プロジェクトをスムーズに進行させるための支援を行います。これにより、移転後のオフィス環境が従業員のニーズに適合し、会社の業績向上に貢献することが期待できます。
  2. 複合機（コピー、ファックス）の梱包・運搬 ：オフィスには、複合機（コピー、ファックス）などの大型のオフィス機器があります。これらの機器を運搬する際には、専門の業者に依頼する必要があります。専門業者は、機器の適切な梱包方法や運搬方法を知っており、安全に運ぶことができます。
  3. 電話の移設工事 ：オフィスには、複合機やその他の大型のオフィス機器が不可欠です。これらの機器を新しいオフィスに移転する際には、専門業者に依頼することが重要です。専門業者は機器の適切な梱包や運搬方法を知っており、機器を安全に移動させることができます。機器の取り外しや設置、再接続なども行うことができるため、スムーズな移転作業をサポートしてくれます。これにより、機器の損傷や故障のリスクを最小限に抑えることができます。
  4. LAN工事 ：オフィスにおけるインターネット環境の整備は極めて重要です。新しいオフィスには、インターネット回線の引き込みやLAN配線の設置が必要です。これらの作業は専門家であるネットワークエンジニアやLAN工事の専門家に依頼することが賢明です。彼らは適切なネットワーク構築や配線設置の方法を知っており、オフィス内のネットワーク環境を効率的かつ安全に整備することができます。また、インターネット接続の安定性やセキュリティの確保など、重要な要素を考慮して適切な設計や設置を行うことができます。
  5. 電気工事（フロア配線） ：新しいオフィスにおける電気配線の整備は、オフィスの機能性や安全性を確保する上で重要です。机や椅子などの家具を配置する場所に適切な数のコンセントを設置することが必要です。このような作業には、電気工事の専門家に依頼することが最適です。専門家は、適切な位置にコンセントを配置し、電気配線を安全かつ効率的に行います。また、電気工事の専門家は、建物の電気設備に関する規制や安全基準に精通しており、作業を適切に行うことで火災や感電のリスクを最小限に抑えることができます。

オフィス移転工事にはプロセスがあり、それぞれを別々の業者に依頼すると、スケジュール管理や調整が煩雑になり、コストもかかるという問題に遭遇します。オフィス移転工事をワンストップで依頼できる業者は、プロジェクト全体を一元管理し、効率的に進めることができるため、プロジェクト管理が簡素化されます。

オフィス移転工事を一元管理できる業者は、複数の専門分野にわたるスキルと実績を持っています。内装工事、設備、インテリア、およびテクノロジーなどのさまざまな領域に精通しており、プロジェクト全体を効率的かつ円滑に進行させることができます。また、このような一元管理のもとでは、業者間のコミュニケーションがスムーズに行われ、スケジュールの調整や問題の解決が迅速に行われます。これにより、オフィス移転工事の煩雑さやコストが削減も期待できます。

6.スムーズなオフィス移転を行うためのスケジュール管理

オフィス移転は多くのプロセスがあり、スムーズな移転を行うためには、スケジュール管理が重要です。以下は、オフィス移転のスケジュール例です。

【6か月前】オフィス移転の目的決定・物件探し

移転の目的を明確にしましょう。また、新オフィスの物件選定を進め、現オフィスの解約予告を行います。

【5か月～4か月前】業者・サービス選定

移転業者やサービスを選定します。内装工事や什器の搬入、設備のリース、通信サービスなどを検討します。

【4か月～3か月前】オフィスレイアウト設計

新オフィスのレイアウトを決定します。社員の意見を取り入れ、必要な什器を揃えましょう。

【3か月～2か月前】工事業者の発注・コスト調整

引越し費用を確認し、工事業者に正式発注します。原状回復工事の条件も確認します。

【2か月～1か月前】引越し準備・各種届出

引越しの荷造りを進め、各種届出を済ませます。新オフィスの施工管理も行います。

【1か月前～移転日】引越し・原状回復工事

取引先へオフィス移転の案内を送付します。社員向けの移転マニュアルを準備し、原状回復工事を確認します。

【移転直後】各種届出

オフィス移転に伴う届出や手続きは、スムーズな運用を確保するために重要です。

  1. 労働基準法に関する適用事業報告
  2. 安全管理者責任報告

7.「失敗しないオフィス移転」の内装工事に施工型パーティションが選ばれる理由

　施工型パーティションは、オフィス内の空間を区切るための壁や仕切りで、移転時に非常に便利なオフィスの内装間仕切工事です。

アルミパーティションやスチールパーティション、ガラスパーティションといった天井から床までの高さをハイパーティションの内装壁で、空間を自在にカスタマイズすることができます。

壁や仕切りを自由に設置できるため、オフィス内のスペースの有効活用が可能になります。既存のオフィス空間にフィットするように、設計の自由度も高くプランできることから、施工の手間や時間を短縮することができます。

ゾーニングの自由度の高さで無駄な空間を省くことができ、コスト削減につながることもあります。

施工型パーテーションには、遮音性や振動吸収性が高い素材で作ることも可能なため、オフィス内の騒音や振動を軽減することができます。これにより、集中力や生産性を高めることができます。吸音パーテーションは、環境にやさしい素材で作られているものも多く、リサイクルや再利用が可能なものもあります。これにより、オフィス内の環境負荷を軽減することができます。

以上のように、施工型パーテーションを使ったオフィス工事は、設計の自由度の高さ、コスト削減、働く環境改善といったメリットがあります。オフィス移転を検討している企業にとって、施工型パーテーションは、非常に有用なオフィス工事の方法の一つと言えます。

間仕切.jpは、オフィス移転工事に必要な様々な業務を一括して請け負い、企業のご担当者様が複数の業者とやり取りをする手間を省きます。オフィスレイアウトやゾーニングの設計・内装デザイン・施工・インフラ工事・オフィス家具調達・看板/サイン工事・原状回復工事・廃棄物収集などを一元的に管理し、スムーズな工事を実現します。

サービス
間仕切.jpでは、オフィスの移転工事をワンストップで承り、失敗しないオフィス移転工事をフルサポートいたします。

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